Teilnahmebedingungen

 

1.      Allgemeine Informationen

Das Jugend- und Seniorenbüro der Verbandsgemeinde Ulmen bietet in den Ferien und ggf. auch außerhalb der Ferien gemeinsam mit verschiedenen Vereinen, Unternehmen, etc. Ferien- und Freizeitprogramme an. Die Programme haben unterschiedliche Themen und werden für verschiedene Altersgruppen angeboten. In den Sommerferien unterstützt die Verbandsgemeinde Ulmen die Programme mit einem freiwilligen Zuschuss, welcher die Teilnehmerbeiträge mindert.

Eine Veröffentlichung der Programme erfolgt durch das Jugend- und Seniorenbüro der Verbandsgemeinde Ulmen auf unserem Anmeldeportal www.unser-ferienprogramm.de/ulmen, in unserem Vulkanecho, auf unserer Homepage www.ulmen.de und auf unserer Instagram-Seite jsb_ulmen.

Ein Anspruch auf Durchführung des Programms besteht nicht. Ebenfalls besteht kein Anspruch auf Zusage und Teilnahme am Programm, wenn dieses bereits ausgebucht ist. 

 

2.      Anmeldeverfahren

Die Erziehungsberechtigten können Ihre Kinder wie folgt unter www.unser-ferienprogramm.de/ulmen anmelden:

Um eine Anmeldung für die Programme vornehmen zu können, müssen Sie erst einmal ein Benutzerkonto anlegen.

Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben müssen Sie sich zunächst einmal unter „Ich bin neu hier“ registrieren. Dort müssen Sie als Elternteil einige Angaben zu Ihrer Person machen, u.a. eine E-Mail Adresse und Passwort hinterlegen. Alle Felder sind Pflichtfelder und müssen daher ausgefüllt werden. Die beiden Angaben E-Mail und Passwort sind wichtig, da sie sich damit später jederzeit im Portal anmelden können. Daher ist es sehr wichtig eine gültige E-Mail Adresse zu hinterlegen, da wir diese für die weitere Kommunikation benötigen (z.B. Änderungen zu den Veranstaltungen, etc.). Bevor Sie die Registrierung abschließen, müssen Sie bestätigen die Teilnahmebedingungen und Datenschutzerklärung gelesen zu haben. Mit der Registrierung haben Sie dann ein Benutzerkonto angelegt. Nach der Registrierung wird Ihnen eine Aktivierungs-E-Mail zugeschickt, welche Sie bestätigen müssen. Erst nach der Bestätigung ist ihr Benutzerkonto aktiviert.

Mit Ihrem nun bestehenden Benutzerkonto können Sie sich auf der Startseite des Portals einloggen und Ihre Kinder zu unseren Programmen anmelden.

Für die Anmeldung Ihres Kindes zu den Programmen sollten Sie zunächst einmal alle Felder ausfüllen. Dann müssen Sie das Feld Veranstaltungsauswahl anklicken, es wird sich dann die Seite der Veranstaltungen öffnen, welche für die Altersgruppe ihres Kindes möglich sind. Um jetzt ein Programm auszuwählen, müssen Sie ein Häkchen bei der jeweiligen Veranstaltung setzten. Wenn Sie das Programm anklicken, erhalten Sie dort alle Informationen (Treffpunkt, Mitbringliste, etc.) dazu. Diese Informationen können Sie jederzeit über ihr Benutzerkonto einsehen, auch nach der Anmeldung.

 

3.      Platzvergabe und Warteliste 

Die Belegung der Plätze erfolgt nach Eingang der Anmeldung. Die Anmeldung ist verbindlich!

Bei der Anmeldung können Sie die verfügbare und bereits belegte Anzahl der Plätze für die einzelnen Programme sehen. Die Buchstaben (Z) = Zuteilung, (W) = Warteliste und (S) = Stornierung, zeigen Ihnen den aktuellen Status ihres Kindes bei der Veranstaltung.

Nach erfolgreicher Anmeldung zu einem Programm erhalten Sie keine separate Buchungsbestätigung! Nach der Anmeldung wird Ihnen die Teilnehmerbestätigung zum Download angezeigt, diese kann ausgedruckt werden. Die Informationen zu den Programmen und die Übersicht ihrer Anmeldungen finden Sie jederzeit auf Ihrem Benutzerkonto.

Für jedes Programm ist eine begrenzte Teilnehmerzahl festgelegt, es werden aber automatisch Wartelisten erstellt. Es kann schließlich immer mal vorkommen, dass ein/e Teilnehmer*in kurzfristig absagen muss, sich die Teilnehmerzahl erhöht oder vielleicht ein Zusatztermin angeboten wird.

Wenn Ihr Kind bei einem oder mehreren Veranstaltungen keinen Platz bekommen sollte, da diese bereits ausgebucht sind, wird es automatisch auf die Warteliste gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Benachrichtigung versenden, wenn bei einem Angebot wieder Plätze frei werden! Schauen Sie daher bitte selbst bei den Wartlisten der/des einzelnen Programme/s nach um zu sehen, ob Ihr Kind auf die Teilnehmerliste nachgerückt ist.

Es ist auch weiterhin möglich, dass Kinder (wie Geschwister oder Freunde) gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen. Dazu benötigen Sie die Buchungsnummer des anderen Kindes.

 

4.      Erreichbarkeit im Notfall

Bitte geben Sie uns eine Telefon-/Handynummer an, unter der Sie während der gesamten Zeit der Veranstaltung erreichbar sind!

Für mögliche Programmabsagen oder –änderungen müssen Sie Ihre gültige E-Mail Adresse hinterlegen!

 

5.      Wichtige Mitteilungen an den Veranstalter

Falls Ihr Kind eine Allergie und/oder Unverträglichkeiten hat und/oder Medikamente einnehmen muss, bitten wir Sie dies bei der Anmeldung in den dafür vorgesehenen Feldern mit anzugeben.

Sollte Ihr Kind im Zeitraum der Veranstaltung ein Medikament einnehmen müssen, muss eine schriftliche Erlaubnis vorliegen, dieses Ihrem Kind verabreichen zu dürfen.

 

6.      Gesundheitsbedingungen

Besonderheiten des Gesundheitszustandes Ihres Kindes, wie Allergien und Unverträglichkeiten sind im Anmeldeverfahren unbedingt anzugeben.

Erkrankt Ihr Kind während der Teilnahme an einem Programm so stark, dass eine weitere Teilnahme nicht mehr möglich ist, wird er/sie vom Programm ausgeschlossen und die Eltern werden kontaktiert. Hier gelten die Bedingungen nach Nr. 11 Rückerstattung der Teilnehmerbeiträge.

Ihr Kind muss Mitglied einer Krankenkasse sein (bzw. die der/den Erziehungsberechtigten mitversichert) oder für die Dauer der Veranstaltung eine Krankenversicherung haben.

Unser Betreuungsteam ist berechtigt dafür Sorge zu tragen, Ihrem Kind im Falle eines Unfalls, einer Verletzung o.ä. erste Hilfe und/oder ärztliche Behandlung zuteilwerden zu lassen.

Von der Verbandsgemeinde verauslagte Behandlungs- Medikamenten-, Fahrt – und sonstige Kosten sind in jedem Fall von den Erziehungsberechtigten – unabhängig von einer Erstattung durch Krankenkasse – zurückzuzahlen.

 

7.      Bezahlung des Teilnehmerbeitrages 

Den Teilnehmerbeitrag entnehmen sie aus der Beschreibung des jeweiligen Programms.

Die Bezahlung erfolgt per PayPal, GiroPay oder per Überweisung. Die Zahlung ist bis spätestens 7 Tage vor der jeweiligen Veranstaltung fällig. Bei der Zahlung geben Sie bitte folgenden Verwendungszweck an: Benutzer-ID mit Namen des registrierten Elternteils, sowie Vor- und Nachname des Kindes. Für die Zahlung per Überweisung nutzen Sie bitte eins der unten stehenden Konten der Verbandsgemeindekasse Ulmen.

 

Sparkasse Mittelmosel – EHM

IBAN: DE09 5875 1230 0003 0002 70                       BIC: MALADE51BKS

Volksbank RheinAhrEifel eG

IBAN: DE95 5776 1591 0664 4448 00                       BIC: GENODED1BNA

Raiffeisenbank Eifeltor eG

IBAN: DE18 5706 9144 0002 2222 21                       BIC: GENODED1KAI

 

8.      Ermäßigung des Teilnehmerbeitrages aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT)

Für Kinder und Jugendliche deren Eltern Empfänger von folgenden Leistungen sind

  • Sozialgesetzten SGB II (Arbeitslosengeld II oder Sozialgeld) und SGB XII (Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt)
  • Wohngeldgesetz
  • Kinderzuschlags

besteht die Möglichkeit über das Bildungs- und Teilhabepaket des Bundes einen Zuschuss für die Teilnahme an den Programmen zu erhalten.

Hierzu ist vorab ein Antrag bei der Kreisverwaltung Cochem-Zell, Jugend und Familie, Bildung und Teilhabe, Endertplatz 2, 56812 Cochem zu stellen. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Kreisverwaltung Cochem-Zell, Telefon: 02671 / 61-0.

 

9.     Stornierung, Nichtteilnahme

Die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen ist verbindlich. Wenn eine Teilnahme am Programm aufgrund einer Krankheit, etc. nicht möglich ist, besteht die Möglichkeit der Stornierung. Eine Stornierung ist bis zu 4 Tage vor der Veranstaltung kostenlos über das Programm möglich. Bei späteren Stornierungen wenden Sie sich bitte an das Jugend- und Seniorenbüro. Hier behalten wir uns eine Entscheidung über eine eventuelle Erstattung vor.

Bei unentschuldigter Nichtteilnahme an einer Veranstaltung werden die Teilnehmerbeiträge nicht zurückerstattet!

 

10.     Rückerstattung der Teilnehmerbeiträge 

Es besteht ein Anspruch auf Rückerstattung der bereits gezahlten Teilnehmerbeiträge, wenn die Mindestteilnehmerzahl bei einer Veranstaltung nicht erreicht wurde und aufgrund dessen abgesagt werden muss oder wenn Sie innerhalb der in Nr. 9 genannten Frist stornieren. Ein weiterer Anspruch besteht nicht.

Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung bzw. wenn ein Ersatz gefunden werden kann, wird das Geld ebenfalls zurückerstattet.

In anderen Fällen kann nur bei einer ordentlichen und schriftlichen Abmeldung ggf. eine Erstattung erfolgen.

Eine Erstattung der Teilnehmerbeiträge wird nicht erfolgen, wenn Ihr Kind aus Krankheits- oder sonstigen von ihm/ihr zu tragenden Gründen den Ort der Veranstaltung verlassen muss. Eine Erstattung ist ebenfalls nicht möglich, wenn Ihr Kind später zum Ort der Veranstaltung kommt.

Für die Rückerstattung der Teilnehmerbeiträge bitten wir Sie Ihre Daten unter folgendem Link http://www.ulmen.de/fprueckerstattung an uns mitzuteilen.

 

11.     Programmänderungen

Bei schlechtem Wetter und in begründeten Fällen, behalten wir uns das Recht auf eine Programmänderung vor. Eventuelle Änderungen werden Ihnen nach Nr. 4 dieser Bedingungen per E-Mail mitgeteilt und zusätzlich auf der Startseite unseres Online-Portals veröffentlicht.

 

12.     Bringen und Abholen Ihres Kindes

Falls Ihr Kind von einer Veranstaltung nicht durch die Eltern oder abholberechtigte Personen abgeholt werden kann, bitten wir um schriftliche Mitteilung an den Veranstalter, dass der Heimweg alleine angetreten werden darf.

Sollten die Eltern verhindert sein, können abholberechtigte Personen im System hinterlegt werden.

 

13.     Aufsichtspflicht, Haftung, Versicherungsschutz

Während der Veranstaltungen im Rahmen des Ferienprogrammes übernehmen die Mitarbeiter*innen des Jugend- und Seniorenbüros, ggf. auch die Mitveranstalter die Aufsichtspflicht. Die Übernahme der Aufsichtspflicht mit der Übergabe des Kindes an den Veranstalter und endet mit der Übergabe des Kindes an die Eltern oder abholberechtigte Personen, bzw. wenn das Kind den Heimweg alleine antritt.

Alle Teilnehmer*innen sind verpflichtet, sich an die Anordnungen der Betreuer zu halten und sich nicht ohne Abmeldung zu entfernen. Für verloren gegangene Gegenstände übernehmen wir keine Haftung.

Die Teilnehmer*innen stehen bei allen Veranstaltungen nicht zu jeder Zeit unter dem unmittelbaren Zugriff der Betreuer*innen.

Wenn sich die Teilnehmer*innen den Anordnungen und Hinweisen der Betreuer*innen widersetzten, haften die Erziehungsberechtigten und müssen diese ggf. von der Veranstaltung abholen. Die Erziehungsberechtigten haften ebenso für alle durch die Teilnehmer*innen verursachten Sach- und Personenschäden.

Wir behalten uns das Recht vor, im Falle einer mutwilligen Störung durch den/die Teilnehmer*in, diese/n unter Angaben von Gründen von einer weiteren Teilnahme auszuschließen. In diesem Fall erfolgt keine Kostenerstattung des Teilnehmerbeitrages.

Für während einer Veranstaltung entstandene Sach- und Personenschäden haften die jeweiligen Veranstalter mit ihrer eigenen Haftpflichtversicherung. Die Haftung der Veranstaltungsorganisatoren beginnt und endet jeweils mit dem Veranstaltungsort bzw. Treffpunkt zu den angegebenen Veranstaltungszeiten. Dieser Versicherungsschutz greift jedoch nur, wenn nicht bereits eine Leistungspflicht aus einer anderweitigen privaten oder gesetzlichen Versicherung in Frage kommt.

 

14.     Datenschutz

Hiermit informieren wir Sie gemäß Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die von uns im Rahmen des Ferienspaßprogramms erhobenen personenbezogenen Daten.

 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlich für die Datenschutzverarbeitung ist

die Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen

Marktplatz 1

56766 Ulmen

Telefon (allgemein): 02676/409-0

Fax (allgemein): 02676/409-501

E-Mail (allgemein): info@ulmen.de

 

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der VGV Ulmen:

Herr Tobias Krämer

Marktplatz 1

56766 Ulmen

Zimmer 212

Telefon: 02676/409-212

E-Mail: datenschutz@ulmen.de

 

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Hintere Bleiche 34

55116 Mainz

Tel: 06131/208-2449

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

 

Welche Daten nutzen wir und woher stammen diese?

Mit der Anmeldung Ihres Kindes zum Ferienspaßprogramm werden durch uns folgende personenbezogenen Daten erfasst und gespeichert:

 

Eltern/Sorgeberechtigte:       E-Mail, Name, Adresse, Telefonnummer für Notfälle

Teilnehmer*in/Kind:              Geschlecht, Name, Geburtsdatum, Krankenkasse und                                                                          Versicherungsnummer, Frage nach Allergien, Medikamente oder                                                      Behinderungen

 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die im Anmeldeverfahren erhobenen Daten werden zum Ende des laufenden Kalenderjahres gelöscht! Im neuen Jahr ist daher eine erneute Registrierung im Anmeldeportal erforderlich.

 

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bzw. des Landesdatenschutzgesetzes Rheinland-Pfalz (LDSG). Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c DS-GVO. Im Rahmen der Aufsichtspflicht begründen weiterhin §832 BGB und §323c StGB die Verarbeitung der o.g. Daten.

 

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unserer Behörde werden personenbezogene Daten (Name, Wohnort, Telefonnummer und Alter) zwischen den zuständigen Mitarbeiter*innen ausgetauscht. Bei jeder Veranstaltung ist ein(e) Mitarbeiter*in der VG Ulmen anwesend und entsprechend mit der Verwaltung der Teilnehmerdaten betraut. Den Kooperationspartner*innen der Ferienspaßaktionen wird zwecks Planung und Organisation die Anzahl der Teilnehmer*innen und ggf. die Altersspanne mitgeteilt. Im Falle medizinischer Besonderheiten, werden diese ebenfalls den Kooperationspartner*innen mitgeteilt, um eine entsprechende Berücksichtigung sicher zu stellen. Ihre Daten werden ausschließlich für die Ferienspaßaktionen verarbeitet.

 

Fotos während der Ferienspaßaktionen

Während der Ferienspaßaktionen werden Fotoaufnahmen angefertigt und verarbeitet, die zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit (Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. §3 LDSG) sowohl auf dem Internet-Auftritt, im Vulkanecho (Printmedium Amtsblatt) und auf dem Instagram-Auftritt der Verbandsgemeinde Ulmen veröffentlicht werden. Zur Veröffentlichung der Fotoaufnahmen wird im Anmeldeprozess das jeweilige Einverständnis abgefragt. Fotos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit der Verbandsgemeinde Ulmen gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.

Fotos im Internet können von beliebigen Personen abgerufen werden. Es kann trotz aller technischen Vorkehrungen nicht ausgeschlossen werden, dass solche Personen die Fotos weiterverwenden oder an andere Personen weitergeben. Online veröffentlichte Bilder sind weltweit auffindbar und auch in Staaten außerhalb des europäischen Datenschutzniveaus zugänglich.

 

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO). In dem Auskunftsantrag sollten das Anliegen präzisiert werden, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
  • Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO).
  • Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DSGVO zutrifft. Der Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die betreffenden Daten von der öffentlichen Stelle zur Erfüllung ihrer Aufgaben noch benötigt werden.

Ausnahmen vom Recht auf Löschung bestehen zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Archivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

Wir weisen darauf hin, dass die Löschung von im Internet veröffentlichten Angaben/ Bildern nicht gewährleistet werden kann.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird,
  • für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt,
  • wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt werden und deshalb nicht gelöscht werden können,
  • oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht das die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO) dient.

Die verantwortliche Stelle kann dem jedoch nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift sie zur Verarbeitung verpflichtet.

Ansprechpartner Jugend- und Seniorenbüro:

Kathrin Reichert
02676/409-210, 0160/4351111
kathrin.reichert@ulmen.de

Tobias Krämer
02676/409-212, 0170/3243506
tobias.kraemer@ulmen.de

oder E-Mail an
jugend-seniorenbuero@ulmen.de