Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für das Sommerferienprogramm der Gemeinde Gerstetten

1. Datenschutz auf einen Blick

Die Gemeinde Gerstetten verarbeitet personenbezogene Daten, damit Kinder und Jugendliche zum Sommerferienprogramm angemeldet werden können und die einzelnen Programmpunkte sicher, geordnet und nachvollziehbar durchgeführt werden können. Das Online-Anmeldeportal wird mit der Software nupian Ferienprogramm betrieben.

Die Verarbeitung betrifft insbesondere Daten der Erziehungsberechtigten, Daten der angemeldeten Kinder und Jugendlichen, Angaben zu den gebuchten Programmpunkten, Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Angeboten, Kontaktdaten für Rückfragen und Notfälle sowie, soweit erforderlich, Angaben zur Gesundheit und Betreuungssituation des Kindes.

Fotos und sonstige Bildaufnahmen werden für Veröffentlichungen nur verwendet, wenn hierfür eine gesonderte Einwilligung erteilt wurde oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht. Die Einwilligung in Fotoveröffentlichungen ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Gemeinde Gerstetten
Wilhelmstraße 31
89547 Gerstetten
Telefon: 07323 84-0
E-Mail: rathaus@gerstetten.de
Internet: www.gerstetten.de

Die Gemeinde Gerstetten wird vertreten durch Bürgermeister Matthias Heisler.

3. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der Gemeinde Gerstetten ist:

E-Mail: datenschutz@gerstetten.de

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

• Bereitstellung und technische Nutzung des Online-Portals für das Sommerferienprogramm
• Registrierung der Erziehungsberechtigten im Elternportal
• Anlage und Verwaltung der Kinderprofile
• Anmeldung zu Programmpunkten
• Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, insbesondere Alter, Wohnort und gegebenenfalls besondere Hinweise zur Veranstaltung
• Durchführung der Platzvergabe, einschließlich Warteliste und Losverfahren bei überbuchten Veranstaltungen
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Programmpunkte
• Kommunikation mit Erziehungsberechtigten, insbesondere bei Rückfragen, Änderungen, Absagen, Wartelisten, Notfällen oder wichtigen organisatorischen Informationen
• Abwicklung von Teilnahmebeiträgen, insbesondere SEPA-Lastschrift, Zahlungszuordnung, Erstattung und Buchhaltung
• Weitergabe erforderlicher Informationen an die jeweiligen Veranstalter, Betreuungspersonen, Kooperationspartner oder Vereine, soweit dies für die Durchführung des konkreten Programmpunkts erforderlich ist
• Wahrnehmung der Aufsicht, Schutz der Teilnehmenden, Erste Hilfe und Notfallversorgung
• Bearbeitung von Versicherungsfällen, Schadensfällen, Beschwerden und rechtlichen Ansprüchen
• Dokumentation gegenüber internen Stellen, Rechnungsprüfung, Fördermittelgebern oder Aufsichtsbehörden, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist
• Öffentlichkeitsarbeit nur nach Maßgabe einer gesonderten Foto- und Bildnutzungseinwilligung oder einer sonstigen gesetzlichen Rechtsgrundlage

5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung des Portals und je nach Veranstaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Daten der Erziehungsberechtigten:
- Name, Vorname, Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer und Notfalltelefonnummer
- Zugangsdaten zum Elternportal
- Angaben zur Erziehungsberechtigung
- Bankverbindung und Mandatsdaten, soweit eine SEPA-Lastschrift erteilt wird

Daten des Kindes oder Jugendlichen:
- Name, Vorname
- Geburtsdatum und Alter
- Anschrift und Wohnort
- gebuchte, zugeteilte oder angefragte Programmpunkte
- Wartelistenstatus, Anmeldenummern und Freundes- oder Geschwisterwünsche
- Teilnahmevoraussetzungen, zum Beispiel Schwimmfähigkeit, sofern für eine Veranstaltung erforderlich
- notwendige Hinweise zu Allergien, Medikamenten, Erkrankungen, Unverträglichkeiten, Beeinträchtigungen oder Betreuungsbedarf, soweit diese für die sichere Teilnahme erforderlich sind
- Anwesenheits- und Abholinformationen
- gegebenenfalls Angaben zu Schadens-, Unfall- oder Notfällen

Technische Daten:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Browsertyp und Browserversion
- Betriebssystem
- Referrer-URL
- aufgerufene Seiten und Funktionen
- Login-Status und sicherheitsrelevante Protokolldaten
- technisch erforderliche Cookies und Sitzungsinformationen

Kontaktformular und E-Mail-Kommunikation:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Inhalt der Nachricht
- Zeitpunkt der Anfrage
- Daten, die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung der für Anmeldung, Organisation und Durchführung erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg, soweit die Gemeinde Gerstetten das Sommerferienprogramm als Aufgabe im öffentlichen Interesse durchführt.

Soweit im Zusammenhang mit kostenpflichtigen Veranstaltungen ein Teilnahmeverhältnis begründet und Teilnahmebeiträge abgewickelt werden, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt werden.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Buchführungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit die Angaben für die sichere Teilnahme, Betreuung, Notfallvorsorge oder Erste Hilfe erforderlich sind und von den Erziehungsberechtigten angegeben werden. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit eine ausdrückliche Einwilligung erteilt wird. In Notfällen kann eine Verarbeitung auch zum Schutz lebenswichtiger Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO erforderlich sein.

Soweit Fotos oder sonstige Bildaufnahmen für Veröffentlichungen verwendet werden, erfolgt dies grundsätzlich nur nach gesonderter Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 7 DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Speicherung oder der Zugriff auf technisch notwendige Cookies und vergleichbare Informationen auf dem Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit dies für die Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Online-Dienstes erforderlich ist. Soweit nicht notwendige Cookies oder Analysewerkzeuge eingesetzt werden sollten, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung.

7. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, soweit sie für Registrierung, Anmeldung, Platzvergabe, Durchführung, Betreuung, Zahlung oder Notfallkommunikation notwendig ist. Ohne die erforderlichen Angaben kann eine Anmeldung oder Teilnahme ganz oder teilweise nicht durchgeführt werden.

Gesundheitsbezogene Angaben sind nur insoweit zu machen, wie sie für die sichere Teilnahme des Kindes relevant sind. Werden notwendige Angaben nicht oder unvollständig gemacht, kann die Teilnahme an einzelnen Programmpunkten abgelehnt oder abgebrochen werden, soweit eine sichere Betreuung sonst nicht gewährleistet werden kann.

Die Einwilligung in Foto- und Bildveröffentlichungen ist freiwillig. Eine Teilnahme am Sommerferienprogramm ist auch ohne diese Einwilligung möglich.

8. Empfänger der Daten

Innerhalb der Gemeinde Gerstetten erhalten nur die Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Eine Weitergabe kann erfolgen an:
- die mit Organisation und Durchführung befassten Mitarbeitenden der Gemeinde Gerstetten
- die jeweiligen Veranstalter, Vereine, Kooperationspartner und Betreuungspersonen, soweit dies für den konkreten Programmpunkt erforderlich ist
- die Gemeindekasse oder sonstige für Zahlungsabwicklung zuständige Stellen
- Kreditinstitute im Rahmen des Zahlungsverkehrs
- die nupian GmbH als Auftragsverarbeiterin für den Betrieb des Online-Portals
- gegebenenfalls Versicherungen, Rettungsdienste, Ärzte, Behörden oder sonstige Stellen, soweit dies zur Notfallversorgung, Schadensbearbeitung oder Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.

9. Auftragsverarbeitung durch nupian

Die Gemeinde Gerstetten nutzt für das Sommerferienprogramm die Software nupian Ferienprogramm. Anbieterin ist:

nupian GmbH
Provinostr. 52
86153 Augsburg

Die nupian GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag der Gemeinde Gerstetten und nach deren Weisung. Hierzu ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen bzw. vorzuhalten. Die Gemeinde Gerstetten bleibt Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Rahmen des Sommerferienprogramms.

10. Technische Protokolldaten und Cookies

Beim Aufruf des Online-Portals werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit das Portal sicher bereitgestellt, bedient und geschützt werden kann. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Systeminformationen sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten.

Das Portal verwendet technisch notwendige Cookies und Sitzungsinformationen. Diese sind erforderlich, damit Registrierung, Anmeldung, Login, Warenkorb- oder Buchungsfunktionen und Sicherheitsfunktionen genutzt werden können. Ohne technisch notwendige Cookies kann das Portal unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Soweit darüber hinaus optionale Analyse-, Statistik- oder Marketingdienste eingesetzt werden sollten, werden diese nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt und in dieser Datenschutzerklärung gesondert beschrieben.

11. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie über das Kontaktformular oder per E-Mail Kontakt mit der Gemeinde Gerstetten aufnehmen, werden die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG Baden-Württemberg, soweit die Anfrage das Sommerferienprogramm betrifft. Je nach Inhalt der Anfrage können zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. c DSGVO einschlägig sein.

12. Platzvergabe und Losverfahren

Soweit mehr Anmeldungen eingehen als Plätze zur Verfügung stehen, kann die Platzvergabe nach den im Portal und in den Teilnahmebedingungen beschriebenen Kriterien erfolgen, insbesondere durch ein Losverfahren. Der Buchungszeitpunkt ist bei der Verlosung nicht maßgeblich, soweit die Anmeldung innerhalb der veröffentlichten Anmeldefrist erfolgt.

Die automatisierte Unterstützung der Platzvergabe dient der gerechten und organisatorisch handhabbaren Verteilung begrenzter Plätze. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht. Bei Fragen zur Zuteilung können sich Erziehungsberechtigte an das Team Ferienprogramm Gerstetten wenden.

13. Foto- und Bildaufnahmen

Bei einzelnen Programmpunkten können Fotos oder sonstige Bildaufnahmen entstehen. Eine Veröffentlichung, auf der ein Kind erkennbar abgebildet ist, erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür eine gesonderte Einwilligung der Erziehungsberechtigten vorliegt oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

Die Einwilligung ist freiwillig. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Druckwerken kann ein Widerruf regelmäßig nur für künftige Veröffentlichungen berücksichtigt werden, wenn bereits gedruckte oder verteilte Exemplare nicht mehr zurückgerufen werden können.

14. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Registrierungs-, Anmelde- und Teilnahmedaten werden grundsätzlich nach Abschluss des jeweiligen Sommerferienprogrammjahres gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Organisation, Abrechnung, Nachbereitung, Wartelisten, Beschwerden, Versicherungsfälle oder rechtliche Ansprüche nicht mehr benötigt werden.

Zahlungs-, Buchungs- und abrechnungsrelevante Daten werden entsprechend den geltenden kommunal-, haushalts-, steuer- und kassenrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Daten aus Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Dokumentationsinteressen entgegenstehen.

15. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen vorliegen
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO beruht
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft

Zur Wahrnehmung der Rechte genügt eine Mitteilung an die Gemeinde Gerstetten oder an den Datenschutzbeauftragten.

16. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

17. Keine Datenverarbeitung zu Werbezwecken und kein Profiling

Eine Nutzung der personenbezogenen Daten zu kommerzieller Werbung findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO oder ein Profiling findet nicht statt.

18. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist auf das Sommerferienprogramm der Gemeinde Gerstetten und die Nutzung des Nupian-Portals zugeschnitten. Änderungen im technischen Betrieb, bei Zahlungsarten, Empfängern, Cookies, Veranstaltungen oder Veröffentlichungswegen können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen.