Datenschutzerklärung für das Anmeldeformular SRE / FS

Stadtranderholung / Ferienspaß der Stadt Rheinstetten

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Stadt Rheinstetten
Rappenwörthstraße 49
76287 Rheinstetten
Telefon: +49 7242 95140
E-Mail: info@rheinstetten.de

2. Datenschutzbeauftragter (Art. 37 ff. DSGVO)

Den Datenschutzbeauftragten der Stadt Rheinstetten erreichen Sie unter:
E-Mail: datenschutz@rheinstetten.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Stadtranderholung / des Ferienspaßprogramms.

Einzelzwe >Anmeldung und Teilnehmerverwaltung

• Kommunikation mit Erziehungsberechtigten
• Organisation von Gruppen und Programmen
• Sicherstellung der Aufsichtspflicht und Gefahrenabwehr
• Notfallmanagement
• Abrechnung und Verwaltung von Teilnahmebeiträgen

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Soweit Gesundheitsdaten (z. B. Allergien, Medikamenteneinnahmen oder besondere Bedürfnisse) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bei minderjährigen Teilnehmenden erfolgt die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten.

Die Angaben sind freiwillig, dienen jedoch der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz des Kindes während der Betreuung.

In Notfällen kann eine Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen) erfolgen.

4. Kategorien verarbeiteter Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Stammdaten des Kindes (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
• Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten
• Notfallkontakte
• Gesundheitsdaten (freiwillige Angaben)
• Teilnahme- und Organisationsdaten
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten
• Protokolldaten (z. B. Anmeldezeitpunkt, technische Zugriffsdaten)

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Innerhalb der Stadt Rheinstetten erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen.

Externe Empfänger:

• Betreuerinnen und Betreuer (im erforderlichen Umfang, insbesondere Notfall- und Gesundheitsdaten)
• Nupian GmbH als Betreiber des Anmeldeportals (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO)
• ggf. Zahlungsdienstleister

Eine darüberhinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

6. Einsatz des Online-Anmeldeportals

Die Anmeldung erfolgt über das Online-Portal „unser-ferienprogramm.de“ der Nupian GmbH
(https://www.nupian.de). Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig. Mit der Nupian GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Sofern im Rahmen des Portalbetriebs Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 TTDSG i. V. m. Art. 6 DSGVO. Es werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies eingesetzt, sofern keine gesonderte Einwilligung eingeholt wird.

7. Drittlandübermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nicht statt.

Sollte im Einzelfall eine solche Übermittlung erfolgen, geschieht dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 44 ff. DSGVO), insbesondere auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

• Teilnehmer- und Organisationsdaten: bis zum Ende der Maßnahme
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre
• Gesundheitsdaten: unverzüglich nach Ende der Maßnahme
• Protokolldaten: maximal 6 Monate

9. Pflicht zur Bereitstellung (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme nicht möglich.

10. Betroffenenrechte (Art. 15–21 DSGVO)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

11. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
 

12. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling findet nicht statt.

13. Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen erfolgen ausschließlich auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerruflich.
 

14. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

Die Stadt Rheinstetten trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten.
 

15. Herkunft der Daten

Die Daten werden direkt bei den betroffenen Personen bzw. deren Erziehungsberechtigten erhoben.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst.