Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: Über dieses Portal meldet ih reure Kinder zu den Angeboten des Jugendhauses OASIS an. Dafür braucht die Stadt Oberasbach eure Kontaktdaten, die Daten der Kinder und – für die Gebühren – eure Bankverbindung. Die Software stellt die nupian GmbH (Augsburg) bereit; die Daten liegen auf Servern in Deutschland und werden für nichts anderes als das Ferienprogramm verwendet. Es gibt keine Werbung und keinTracking. Diese Erklärung folgt dem Muster des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz  (BayLfD) für Internetauftritte bayerischer öffentlicher Stellen.

A. Allgemeine Informationen

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Verantwortlich: 

Stadt Oberasbach 

vertreten durch Erster Bürgermeister Martin Diebenbusch 

Rathausplatz 1

90522 Oberasbach 

 

Telefon: 09119691-0 

E-Mail: stadt@oberasbach.de 

 

Fachlich Zuständig:

 

Jugendhaus OASIS

St.-Johannes-Str.8

90522 Oberasbach 

 

Telefon: 0911698232

E-Mail: info@jugendhaus-oasis.de 

 

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten 

 

Datenschutz beauftragter: 

 

Herr Hirn 

behördlicher Datenschutzbeauftragter 

Landratsamt Fürth 

Im Pinderpark 2

90513 Zirndorf 

 

Telefon: 09119773-1024 

E-Mail: datenschutz@lra-fue.bayern.de 

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um das Ferienprogramm und weitere Angebote der offenen Kinder- und Jugendarbeit zu organisieren: Registrierung, Anmeldung und Platzvergabe, Durchführung und Betreuung der Angebote, Abrechnung der Teilnahmegebühren sowie Information der Teilnehmenden. Das ist eine Aufgabe der Jugendhilfe (§ 11 SGB VIII, Art. 30 AGSG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG, soweit nachfolgend nichts anderes angegeben ist. Freiwillige Angaben (z. B. Info-E-Mails, gesundheitliche Hinweise zu eurem Kind) verarbeiten wir auf Grundlage eurer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO). Ihr könnt die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Das Portal wird mit der Software „nupian Ferienprogramm“ der nupian GmbH, Provinostraße 52, 86153 Augsburg, betrieben. Die nupian GmbH hostet das Portal in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und ist Auftragsverarbeiter der Stadt Oberasbach nach Art. 28 DSGVO. Die Betreuerinnen und Betreuer der einzelnen Angebote erhalten Teilnehmerlisten mit den für die Durchführung nötigen Angaben (Name, Alter, Notfallnummer, Hinweise). Die Teilnahmegebühren zieht die Stadtkasse Oberasbach per SEPA-Lastschrift über unsere Hausbank ein. Daten werden an andere Stellen nur übermittelt, wenn dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist, eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder ihr eingewilligt habt.

5. Dauer der Speicherung

Anmelde- und Teilnahmedaten löschen wir spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Ferienprogramms, sofern keine offenen Forderungen bestehen. Abrechnungsunterlagen (Lastschriften, Gebührenbescheide) bewahren wir nach den kommunalen Kassen- und Haushaltsvorschriften zehn Jahre auf.

Euer Benutzerkonto wird kurz vor dem darauf folgenden Sommerferienprogramm gelöscht, oder bis ihr es löschen lasst. Eine Löschung könnt ihr jederzeit per E-Mail an info@jugendhaus-oasis.de beantragen.

6. Eure Rechte

Soweit wir personenbezogene Daten von euch oder euren Kindern verarbeiten, stehen euch folgende Rechte zu:

– Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Kontaktdaten und Bankverbindung könnt ihr im Portal selbst ändern
– Löschungoder Einschränkung der Verarbeitung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17, 18 DSGVO)– Datenübertragbarkeit bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 20 DSGVO)
– Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
– Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO aus Gründen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)

Wendet euch dazu an das Jugendhaus (info@jugendhaus-oasis.de) oder an den Datenschutzbeauftragten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt; die Platzvergabe bei überbuchten Angeboten erfolgt per Verlosung nach den Teilnahmebedingungen und wird vom Jugendhaus-Team verantwortet.

7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde 

Du kannst dich jederzeit beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz beschweren: 

Aufsichtsbehörde: 

Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD) 

Wagmüllerstraße 18

80538 München 

 

Telefon: 089 212672-0 

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de 

Internet: www.datenschutz-bayern.de 

 

8. Weitere Informationen

Für Fragen zum Datenschutz im Ferienprogramm stehen euch das Jugendhaus-Team und der Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Für den allgemeinen Internetauftritt des Jugendhauses (www.jugendhaus-oasis.de) gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

 

B. Informationen zum Portal

1. Technische Umsetzung und Hosting

Das Portal ist ein Mandant der Plattform www.unser-ferienprogramm.de der nupian GmbH. Server und Datenbank stehen in Deutschland; die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS/TLS). Statische Inhalte (Bilder, Skripte) werden von static.unser-ferienprogramm.de, ebenfalls einem Server der nupian GmbH, ausgeliefert. Externe Dienste wie Google Fonts, Kartendienste, Social-Media-Plugins oder Analysetools sind nicht eingebunden.

2. Protokollierung

Beim Aufruf des Portals speichert der Webserver vorübergehend IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Zugriffsstatus, Browsertyp und Betriebssystem in Protokolldateien. Zweck ist die Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG. Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

3. Cookies

Das Portal setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das euch nach dem Login wiedererkennt und mit dem Schließen des Browsers gelöscht wird. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung nicht möglich. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht verwendet.

4. Registrierung und Benutzerkonto

Für die Anmeldung zu Angeboten ist ein Benutzerkonto eines Erziehungsberechtigten erforderlich. Bei der Registrierung erheben wir: E-Mail-Adresse und Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer für Notfälle sowie Kontoinhaber, IBAN, BIC und Bank für das SEPA-Lastschriftmandat. Die E Mail-Adresse dient zugleich als Benutzername und für Bestätigungen (Registrierung, Anmeldung, Platzvergabe, Passwort-Zurücksetzen).

Im Konto legt ihr eure Kinder an; dafür erheben wir Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Schule/Klasse, Schwimmfähigkeit, Hinweise zu Allergien/Medikamenten. Das Geburtsdatum benötigen wir für altersgebundene Angebote und die Aufsichtspflicht. Gesundheitliche Hinweise sind freiwillig; sie helfen dem Betreuungsteam, im Notfall richtig zu handeln, und werden nur an die Betreuerinnen und Betreuer des gebuchten Angebots weitergegeben (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO).

Rechtsgrundlage für die Pflichtangaben ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG; ohne diese Angaben können wir die Anmeldung nicht bearbeiten.

5. Anmeldung, Platzvergabe und Teilnahme

Mit der Anmeldung zu einem Angebot speichern wir, welches Kind zu welchem Angebot angemeldet ist, den Anmeldezeitpunkt und das Ergebnis der Platzvergabe (Zusage, Warteliste, Verlosung). Bei mehr Anmeldungen als Plätzen entscheidet das Los; Kinder aus Oberasbach können nach den Teilnahmebedingungen bevorzugt werden. Die Betreuerinnen und Betreuer erhalten für ihr Angebot eine Teilnehmerliste mit Name, Alter, Notfallnummer und freiwilligen Hinweisen und bestätigen die Anwesenheit im Portal. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

6. Gebühren und SEPA-Lastschrift

Die Teilnahmegebühren werden nach den Ferien per SEPA-Lastschrift von dem bei der Registrierung angegebenen Konto eingezogen; das Mandat erteilt ihr mit der Registrierung. Für die Lastschrift übermittelt die Stadtkasse Oberasbach Kontoinhaber, IBAN, Betrag und Verwendungszweck an unsere Hausbank (Gläubiger-Identifikationsnummer E70 OAS 00000 119280). Auch bei Angeboten mit Barzahlung dient das Mandat dem Einzug von Storno- oder Ausfallgebühren nach den Teilnahmebedingungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVOi. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG (Gebührenerhebung nach der Gebührensatzung); für das Mandat zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bankdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an andere Zahlungsdienstleister weitergegeben.

7. Info-E-Mails

Wenn ihr bei der Registrierung „Ja“ angekreuzt habt, informieren wir euch per E-Mail über neue Angebote und Änderungen des Jugendhauses. Das ist freiwillig (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) und kann jederzeit im Benutzerkonto oder per E-Mail an info@jugendhaus-oasis.de abbestellt werden. Organisatorische E-Mails zu euren Anmeldungen (Bestätigungen, Absagen, Änderungen) senden wir unabhängig davon.

8. Kontaktformular und Passwort-Vergessen

Über das Kontaktformular könnt ihr Name, E-Mail-Adresse und Nachricht an das Jugendhaus senden; wir nutzen diese Angaben nur zur Bearbeitung eurer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG) und löschen sie nach Erledigung. Bei „Passwort vergessen“ wird ein zeitlich begrenzter Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet; Zeitpunkt und IP-Adresse der Anforderung werden zur Missbrauchsabwehr kurzzeitig protokolliert.

9. Bildergalerie

Unter „Bilder“ zeigen wir Fotos aus früheren Ferienprogrammen. Bei den aktuellen Angeboten werden keine Fotos oder Videos mehr aufgenommen; eine Fotoeinwilligung wird deshalb nicht abgefragt. Ältere Aufnahmen beruhen auf den damals erteilten Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, § 22 KUG). Wenn ihr oder euer Kind auf einem Foto nicht mehr zu sehen sein möchtet, schreibt an info@jugendhaus-oasis.de– wir entfernen das Bild.

10. Externe Links

Das Portal verlinkt auf die Website des Jugendhauses (www.jugendhaus-oasis.de) und auf die Seite des Softwareanbieters nupian. Beim Klick verlasst ihr das Portal; dort gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

11. Hinweise für Kinder und Jugendliche

Für dich kurz erklärt: Deine Eltern melden dich hier an. Das Jugendhaus weiß dann, wie du heißt, wie alt du bist und wen es im Notfall anrufen kann. Mehr nicht. Die Betreuerinnen und Betreuer deines Angebots bekommen diese Liste– sonst niemand. Wenn du Fragen hast, frag einfach im Jugendhaus. Stand: Oktober 2026